برنامه ریزی برای بهترین استفاده از زمان خود

 زمانبندی فرآیندی است که شما به زمان خود نگاه کرده و برای نحوه استفاده از آن به منظور رسیدن به اهداف تان برنامه ریزی می کنید. با استفاده از یک زمانبندی مناسب می توانید :

بفهمید در زمان خودتان، به صورت واقع بینانه به چه چیزی می توانید برسید.

برای بهترین استفاده از زمان، برنامه ریزی کنید.

زمان کافی برای چیزهایی که باید انجام دهید، اختصاص دهید.

زمان هایی را برای موارد غیر منتظره در نظر بگیرید.

با جلوگیری از ایجاد تعهدات بسیار زیاد برای خودتان و دیگران، استرس را کم کنید.

چگونگی استفاده از ابزار  
ابزارهای خوب زیادی برای زمانبندی وجود دارد مانند دفتر یادداشت روزانه، تقویم ها، سازمان دهنده های کاغذی، ابزارهای دیجیتالی شخصی (PDA) و نرم افزارهایی مانند  MS Outlook یا  GoalPro 6. ابزارهای زمانبندی مناسب بستگی به وضعیت، ساختار فعلی شغل، سلیقه و بودجه شما دارد. نکته کلیدی این است که بتوانید به راحتی داده های خود را وارد کرده و بتوانید محدوده زمان خود را با جزئیات مشاهده کنید. زمانبندی خوب بر اساس معیارهای مشخصی انجام می شود برای مثال در شروع هر هفته یا هر ماه صورت می گیرد. برای تهیه برنامه زمانبندی خود گام های زیر را بردارید:

با تعیین میزان زمانی که برای کارتان لازم دارید شروع کنید. این بستگی به طرح شغل شما و اهداف شخصی تان در زندگی دارد.

کارهایی را که برای انجام خوب شغل خود باید انجام دهید را مشخص کنید. برای مثال اگر افراد را مدیریت می کنید، باید زمان خود را برای مواردی مانند ارتقا، مربی گری و نظارت صرف کنید. همچنین باید زمانی را برای برقراری ارتباط با روسا و افراد مهم پیرامون خود اختصاص دهید.

لیست کارهای خود را بررسی کرده و برای فعالیت های دارای اولویت بالا و وظایف ضروری که نمی شود آنها را به تعویق انداخت یا نادیده گرفت، زمانبندی انجام دهید.

زمان هایی را برای موارد غیر منتظره تعیین کنید. میزان این زمان در اثر تجربه برای شما روشن می شود. هرچه در شغل تان کارهای غیر منتظره بیشتری رخ دهد، زمان بیشتری را باید برای آنها درنظر بگیرید.

در کار بیشتر افراد وقفه های مداومی وجود دارد. مطالعات نشان می دهد برخی از مدیران به طور متوسط 6 دقیقه به صورت پیوسته کار می کنند. واضح است که شما نمی توانید بگویید چه زمانی این وقفه ها رخ می دهد. اگرچه با گذاشتن فضاهای خالی ای در زمانبندی خود، می توانید انعطاف لازم برای مرتب کردن دوباره زمانبندی خود داشته باشید تا بتوانید به طور موثری  با مواردی که پیش می آید، روبرو شوید.

کل زمان لازم برای انجام اولویت ها و رسیدن به اهداف خود را تعیین کنید. کارهای اولویت دار و اهداف شخصی خود را بررسی و زمان لازم برای رسیدن به آنها را تعیین و زمانبندی لازم را انجام دهید.

یادتان باشد یکی از مهم ترین راه های آموزش به افراد برای رسیدن به موفقیت، حداکثر کردن قدرتی است که آنها بوسیله زمان خود می توانند به آن برسند. آنها میزان کاری که می توانند مدیریت کنند را با کمک، محول کردن کار به دیگران، خرج کردن پول برای برون سپاری وظایف کلیدی و استفاده از تکنولوژی برای خودکار کردن کارها تا حد امکان، افزایش می دهند. این آنها را برای رسیدن به اهدافشان آزاد می کند.
همچنین از این فرصت برای بازنگری لیست کارها و فعالیت ها و اهداف شخصی خود استفاده کنید. آیا اهدافی دارید که با زمان در دسترس شما، امکان رسیدن به آنها وجود ندارد؟ آیا وظایف اضافی زیادی دارید؟ آیا واقعیت چیزها را در نظر نمی گیرید؟
اگر کل زمان شما هنوز محدود است و با کمبود وقت مواجه هستید، روی فعالیت های کاری خود مجددا فکر کنید. با یک زمانبندی درست و همه جانبه می توانید این مشکل را حل کنید.

مقالات مرتبط :